ENVERS NOS CLIENTS

Nous assurons l’accueil et le conseil de nos clients,  tous bénéficient de la même qualité de service.

Elodie, Florence, Delphine, Audrey, Lucie, Aurore sans oublier nos saisonniers accueillent nos visiteurs, toujours avec le sourire et des conseils personnalisés.

Dans la continuité de notre démarche, nous essayons d'offrir la même qualité dans toutes nos formes d'accueil.

Nos accueils

Conformément à la convention d'objectifs signée avec la CC, l'OT met en place plusieurs modes d'accueil des visiteurs du territoire :

  • à distance : une adresse mail et un numéro de téléphone unique ;

  • toute l’année : au siège de l’OT à Roquefort ;

  • de manière complémentaire : des partenariats peuvent être réalisés pour mettre en place des accueils temporaires et/ou saisonniers sur les flux des touristes dans le reste du territoire de compétence (mairies, sites touristiques…). Actuellement, l'OT a un point information tourisme à la mairie de St-Affrique, au château de Coupiac et au château de Saint-Izaire ;

  • de manière ponctuelle : l’Office de Tourisme peut proposer des accueils hors les murs (délocalisés), pour des événementiels ou se positionner sur des flux touristiques ponctuels (ex: marchés de pays de l'été, événement sportif...).

localisation et accès à l'ot

localisation et accès à l'ot

Signalé par des panneaux routiers aux 2 entrées du village et à l'intérieur, l’Office de Tourisme est situé à l’entrée de Roquefort Sur Soulzon (accès principal D 992/999 – Millau/St-Affrique), à proximité des visites de caves. La signalétique du réseau national d'OTF est apposée sur les panneaux routiers ainsi que sur le bâtiment et en pré-enseigne.

Un parking gratuit de 32 places est mis à disposition des véhicules légers, des autocars et camping-cars. Une place de stationnement est réservée aux personnes à mobilité réduite.

Installé dans un environnement naturel et paysager idéal, le bâtiment de l’Office de Tourisme prend en compte les besoins de la clientèle touristique. Sont à leur disposition :

- Panneau de bienvenue en plusieurs langues

- Plusieurs vitrines extérieures comprenant les infos nécessaires pour s’héberger, visiter, se restaurer sur le territoire

- Distributeur de documents d’accueil, avec mise à disposition 24h/24h

(ex. Guide Découverte de l'Office de Tourisme, Guide Découverte en Pays de Roquefort, Carte Touristique de l'Aveyron…)

- Table Numérique à l'intérieur de l'OT présentant l'offre des activités de pleine nature sur le territoire du Parc des Grands Causses

- Aire de pique-nique

- Aire de service pour camping-cars

- Parcours sportif

L’entretien des espaces paysagers est assuré par la mairie.

Présentation et Attitude du personnel

Toute l'équipe assure l’accueil en respectant un « esprit d’accueil » basé sur l’écoute active du visiteur. Tout le personnel s'efforce d'apporter un conseil éclairé à chaque demande. Chaque conseillère en séjour est à la disposition du visiteur pour répondre au mieux à ses attentes.

 

Le personnel a été particulièrement formé aux exigences d’accueil et si besoin des formations peuvent être organisées pour améliorer les techniques d'accueil. Une note de comportement et une journée type ont été rédigées.

l'Accueil et l'information 

Sourire, conseil éclairé, disponibilité… L’équipe de l'OT est à l'écoute du visiteur.

Les conseillères en séjour, identifiables grâce à un badge, respectent les procédures accueil et la note de bon comportement. Anglais, espagnol... elles pratiquent deux langues étrangères. Pour palier aux périodes de forte affluence, deux conseillères en séjour sont prévues à l'accueil.

En appelant le numéro unique 05 65 58 56 00, le visiteur trouvera toujours une réponse à ses interrogations  : informations sur les visites, recherche d’hébergements, conseils sur une randonnée ou une activité de loisirs…

L’équipe traite également toutes les demandes d’informations arrivant par mail ou par le site Internet (envoi systématique d'un accusé de réception) et gère l’envoi des courriers en garantissant une réponse personnalisée. Notre personnel est formé et a mis en place les outils nécessaires pour répondre de manière précise aux visiteurs.

Pour les recherches de disponibilités, l’OT s’est équipé d’un module de gestion à partir de la création d’un questionnaire en ligne avec envoi de mail automatique à nos partenaires tous les jours du juin à septembre et durant les grands évènements avec affichage sur le site internet de l’OT (rubrique Où dormir ce soir ?). Le personnel affiche quotidiennement les disponibilités en vitrine.

l'accueil et l'information des clientèles spécifiques

Clientèle étrangère

L’anglais et l’espagnol principalement sont maîtrisés par le personnel. En été, les saisonniers sont recrutés en fonction des langues maîtrisées. Un présentoir en langues étrangères est mis à disposition dans l’espace accueil.  Les langues disponibles sont : anglais, espagnol, catalan, allemand et néerlandais.

Le site internet et le guide découverte de l'OT sont traduits en 2 langues : anglais, espagnol

 

 

Clientèle en situation de handicap

L’équipe est formée à l'accueil des clientèles en situation de handicap. De la documentation à destination des personnes ayant une déficience visuelle est disponible sur demande. Le site internet de l'OT est aussi disponible dans une version spécifique "accès malvoyant".

Clientèle familiale

Est mis à disposition des enfants une table de coloriages avec dessins reprenant l'identité du territoire grâce à la mascotte "Bergerine"

Dans le mobilier de l'espace accueil, il est prévu un emplacement pour diffuser la documentation éditée à destination des clientèles familiales.

la gestion de l'information et des stocks

Editions de l'Office de l'Office de Tourisme :

Chaque année, l'Office de Tourisme élabore, édite et diffuse des supports d’informations touristiques:

 
Les éditions propre à l'OT et son territoire de compétence:

- Guide Découverte de l’Office de Tourisme du Pays de Roquefort et du Saint-Affricain (français, anglais, espagnol).

- Plan de Saint-Affrique

- Fiches Rando (VTT, pédestre, équestre) - traduites en anglais


Les éditions collectives:

- Guide Découverte en Pays de Roquefort (français)

- Guide Dormir en Pays de Roquefort (français - en version téléchargeable)
- Agenda des festivités d’été  du Pays de Roquefort

- Carte touristique du Parc Naturel Régional des Grands Causses (français, anglais)

- Carte touristique de la Vallée du Tarn, de Millau à Albi

- Guide Déguster en Aveyron  


Les éditions sont disponibles à l’accueil, téléchargeables sur le site internet, diffusées dans les Offices de Tourisme du département et limitrophes, chez les prestataires touristiques du territoire. L’Office de Tourisme diffuse également de la documentation des partenaires et des destinations touristiques proches.   

Site internet et supports numériques

L’Office de Tourisme du Pays de Roquefort et du St-Affricain possède un site internet www.roquefort-tourisme.fr . Le site internet de l’Office est traduit en 3 langues (français, anglais et espagnol).

Le site internet est alimenté par la base de données touristiques SITA (Système d'Informations Touristiques de l'Aveyron), dont la collecte et la mise à jour des informations est assurée au moins une fois par an et dès que nécessaire en cas de transmission d’information de dernière minute. Les animations et festivités sont saisies quotidiennement.

Un système de gestion de contenu permet la conception et à la mise à jour dynamique du site internet par le personnel. Tous les éléments qui ne sont pas alimentés par le SITA sont donc gérés via cet outil. Cela permet aussi d’adapter facilement les différentes rubriques aux évolutions du territoire.

Pour une meilleure prise en compte de la gestion de l'information, la coordination de la mise à jour de la base de données touristiques est amenée à évoluer de par la saisie en ligne ouverte aux prestataires touristiques.

Gestion des stocks

La gestion des stocks est enregistrée dans un tableau informatique. 

Editions de l'OT

La documentation est gérée par les tableaux mis à disposition de toute l’équipe sur le Drive et est noté la quantité diffusée lors d’événementiels, salons...

Editions éditées par des tiers

L’OT a déterminé une liste de brochures éditées par des tiers dont il a besoin pour informer ses visiteurs. Ces documents sont présents sur les présentoirs de l'espace Accueil. Pour la liste de ces documents, il faut se référer aux tableaux créés.

 

Une procédure de gestion des stocks des documents des tiers a été mise en place. Un seuil d’alerte a été déterminé pour chaque document présent sur les présentoirs de la salle accueil.  Le personnel effectue les commandes et les relances, lorsque ce seuil est atteint sur le tableau de commandes. Les approvisionnements sont assurés au moins une fois par an lors des bourses d’échange. Lorsque une structure se présente à l'accueil pour déposer sa documentation, celle-ci est comptabilisée sur un tableau accessible du drive.

Fiches d'instructions

Modèles

blog qualité

LA QUALITÉ COMMENCE ICI

Capture.JPG

Office de Tourisme du Pays de Roquefort et du Saint-Affricain

Avenue de Lauras

12250 Roquefort-sur-Soulzon

(+33) 05 65 58 56 00

contact@roquefort-tourisme.fr

This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now